タイムハック!?ライフハック!?

数年前からの流行なのだろうか、書店に行くとタイムハックやらライフハックやら、時間管理術やらの書籍が山のように積んである。何冊か目を通した範囲では概ね男性ビジネスマンもしくは専業ビジネスウーマンを対象にしているように思うけど、フルタイムで働く母親(父親)にとっては"時間をどう使うか"は、そんなカタカナ言葉で悠長に語る隙もないほどに切実すぎるほど切実な問題。

去年、仕事のタスクが激増したために業務が回らなくなり、致命的なものはなかったにせよ、公私ともどもヌケモレが多発してしまった。去年から試行錯誤しつつ現在実践しているのは、2009年1月2日のエントリに書いたとおり、システム手帳+A6ノートという体制。

システム手帳は月間予定表と週間予定表を利用しているけど、両方活用するには、どうしても予定の転記が必要になり、その時間が惜しい。なので、A6ノートがあれば月間予定表だけでも十分かなと早くも感じている。

A6ノートは、まず出勤したらその日のやること(ToDo)リストを全て書き出す。終わった業務は赤線で消す。途中で増えたら書き足す。残ったタスクは翌日に繰越のため転記する。締め切りが先の業務も思いついた時点でリストに記載すれば、漏れる可能性は下がるし、余裕のあるときに前倒しできる。同じタスクを何日も繰り越すのは悔しいし、転記が面倒なので、今のところは最初に書いてから3日以内には片付いている。夜に翌日の業務や仕事のことを思いついたときにも即座にノートを引っ張りだして、メモしてしまう。逆に昼休みに、プライベートなやらなくてはならないことや、要確認事項を思い出したときには、同じノートに書いておく。

会議や打ち合わせのときには、以前は切り離せるノートを利用していて、その会議ごとのファイルに資料とともに綴っていたけれど、それだと見返す機会が少ないので、書いた時点で終わってしまう。そこで思い切って、会議や打ち合わせにも同じA6ノートで一本化してみたところ、このノートを見返す機会は非常に多いので、その会議の内容を反芻して、頭をよぎった疑問を調べたり、検討することができるようになった(少なくともいまのところは)。

業務上、突発的な打ち合わせが発生することが多い。これまでは引き出しからノートを引っ張りだして、手帳と一緒にもっていく、という数十秒とはいえロスがあった。でも現状は、A6ノートも手帳も常にデスクに出しっぱなしで作業しているので、それをつかんですぐに行かれるようになった。ほんの小さなことだけど、その身軽さは大きい。

さらに会議の議案や勤務表から、保育園の親子行事の案内まで、およそ必要な紙モノも全て同じA6ノートに貼っている。ただこれについては、まだ全てを網羅とまでは実践できていないので、もう少し徹底したい。

このA6ノート一本化方式を始めて、あらためて痛感しているのは"書く"ことの力である。とりあえず思いついたことは何でも書いておくと、その"書く"という行為自体が、ヌケモレや忘れてしまうことを防いでくれるのだ。

そんなわけでこの方式を昨年12月25日に開始して約1ヶ月、業務の回り方は少し改善されてきたかな。

ちなみに勝間和代さんは、私にとっては"ムギ畑"の管理人さんというイメージが強い。あまりに話題になりすぎていることに対する無意味な抵抗感かもしれないけれど、何故か著書を手に取る気にはならないのだ。