来年の手帳計画

結論からいうと、来年の手帳計画は三冊の書籍を参考に、よいとこどりしようというもの(笑)

その三冊とは、佐々木正悟"クラウド時代のタスク管理の技術―驚くほど仕事が片付いてしまう! "(東洋経済新報社,2011)、倉下忠憲"クラウド時代のハイブリッド手帳術"(C&R研究所,2011)と、と、佐々木かをり"自分を予約する手帳術"( ダイヤモンド社,2011)といういまをときめく三冊。

常に複数の案件が同時進行しているのはいつものことだけど、締切がタイトなものが多く、内容の重要度が増していることもあり、夏過ぎに業務が急増したことから、いわゆるタスク管理の方法の試行錯誤を再開した。

この数年愛用していた"Remember the Milk"はいまでも大好きなのだけど、サブタスクの管理ができないのがどうしても不足で、"Toodledo"に乗り換えたのが8月の終わりだったと思う。ちょうどその頃に"シゴタノ!"で"Toodledoの使い方"という連載が始まったので、大いに参考になり、最終的に今はこの連載でも推奨されている?"Toodledoをタスクシュート式に使う"方法をとっている。ちなみにタスクシュートとは"シゴタノ!"の主宰の大橋悦夫氏が開発されたExcelベースのタスク管理&タイムマネジメントツールであり、"Toodledoをタスクシュート式に使う"というのは"Toodledoの使い方"の執筆者のおひとりでもある佐々木正悟氏が推奨している方法である。

難点なのは、職場でToodledoを使えないこと。なので前夜か当日の朝に一日の業務予定をToodledo上に組んで、endtime2というブックマークレットを利用して、9時〜16時の時短定時のなかで収まるかどうかを確認している。大体は収まらないので、翌日以降でOKな業務は日にちを動かしたり、どうしても調整ができない場合は早出残業持ち帰りなどの対応を予定することになる。時短定時で帰れないにせよ、この"(定時で無理なことが)あらかじめわかっている"ことは働く母には特に非常に重要で、早出が必要なら"あらかじめ"保育園に連絡したり、残業が必要なら"あらかじめ"相方氏と迎えの調整をしたり、夕食の下ごしらえを朝のうちに済ませたりすることができる。

この方法を実行するようになってから、時間に追われている感覚や慌しさ感はだいぶ薄らぎ、こなせる業務量も確実に増えた。自分が時短をとりながら、時間以上の業務をなんとかこなせているのは、"Toodledoをタスクシュート式に使う"方法が大きな要因のひとつだと思う。なおこの方法については、先日発売された佐々木正悟"クラウド時代のタスク管理の技術―驚くほど仕事が片付いてしまう! "(東洋経済新報社,2011)に懇切丁寧な細かさで説明されているので、興味のある方にはオススメ。自分もまだまだ改善の余地はあるので、折に触れて読みたい一冊。

職場ではToodledoを使えず、あいほんを業務中のデスクに置いておくと"私用メールしてるのでは?"と思われるような気がして(被害妄想?)、あいほんアプリは昼休みに確認する程度。なので、上記の業務予定を組んだときに、ほぼ日手帳に書き写している。ほぼ日手帳は、今年から使い始めたのだけど、とても楽しい手帳で、人気があるのはよくわかる。ただやはり業務量や使える時間を配分するのは、ウィークリーバーティカルがないのは致命的に不便。

20111006のエントリに書いたとおり、倉下忠憲氏の"クラウド時代のハイブリッド手帳術"(C&R研究所,2011)を読み終えたときは、"来年はほぼ日カズンも買おう!!と心に決めたものの、ロフトで実物を見たら、やはり重い、重すぎる。私にとって手帳は、休日の外出時も携帯するし、常に持ち歩く必需品なので、あの重さは無理。

そんなときに書店で出会ったのが、佐々木かをり"自分を予約する手帳術"( ダイヤモンド社,2011)。2009年に確かコメント欄でどなたかからオススメをいただき、佐々木かをり氏の他の手帳術本を読んだことがあるのだけど、当時の自分にはいまひとつピン!とこなかった。あれから数年を経て今回は、全部納得してうなづくことばかりだった。

佐々木かをり氏は紙の手帳、タスクシュートやToodledoはデジタルベースだけど、自分の時間をデザインして見通しをもつことや、タスクや業務の時間を見積もりあらかじめ時間を確保した上で、実際の記録をとって見積もりの精度をあげていくこと、プロジェクトのリストは別にしてそこから自分の具体的な作業を組むことなど、私が理解した範囲では考え方の共通項が多いように思う。

そこでひらめいたのが、"Toodledoをタスクシュート式に使う"をベースに、紙の手帳として佐々木かをり氏の"アクションプランナー"に転記していけばよいのでは?ということ。私は手書きで字を書くのは最小限にしたい派で、直接"アクションプランナー"上で時間配分をするのは避けたいので、いまうまくいっているとおりToodledo+endtime2で時間と業務の組み立ては行い、それを"アクションプランナー"に転記すれば、うまくいくような気がしている。

"アクションプランナー"にはいわゆる月間スケジュールがないのだけど、相方氏があいほんユーザーになったことで、googleカレンダーを我が家もついに使うようになったので、googleカレンダーを印刷してはさむか、いっそすっぱりとあいほんを使えばよいかな、と思っている。

今年愛用した"ほぼ日手帳"は、朝のミーティングの連絡事項や電話メモ、はたまた外出時のムスメの落書き用など、いわゆるノート的に使ってもよいかな、いやなしにしてもよいかな、とそこはまだ迷い中。

とりあえずしばらくこの体制で運用してみて、必要に応じて見直していくつもり。あー、こういうこと考えている時間は実に楽しい(笑)

クラウド時代のタスク管理の技術―驚くほど仕事が片付いてしまう!

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クラウド時代のハイブリッド手帳術

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自分を予約する手帳術

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