牛乳を買うのを忘れないで

今年初めの頃に業務が重なりすぎて、やらなくてはならないことがポツリポツリと漏れだしたので、これではいけないと色々調べて、"remember the milk"というタスク管理ツールを試してみた。

職場のグループウェアにも当然タスク管理機能はあるのだけど、常にPCの前に座っている業務ではなく、一元化できない。そもそもこのグループウェアのタスク管理機能は、締切がスケジュールに反映されるのは良いのだけど、重要度等に応じてグループ化できないのが不便で、数年前から使用していない。

"remember the milk"は、インターフェースもシンプルで使いやすいし、タスクをグループ化できるし、自宅から携帯でも使用できるのは便利。ただ、自分のタスクは会議の場で発生することも多々あり、会議中に携帯を操作するわけにも行かず、結局メモを転記するタスクが発生する。それが圧倒的に不便で、結局数週間で使用するのを止めてしまった。

その後も試行錯誤の末に、結局辿り着いたというか戻ってきたのは、紙の手帳で管理すること。高校時代から愛用しているシステム手帳は、永年月間予定表だけを使っていたのだけど、今年度から週間スケジュールも併用することに変更。

見開きページで1ヶ月の月間スケジュールには、勤務シフトや会議や出張などを書き、費やされる時間が明確な場合は時間軸に沿って線を引いておく。こうしておくと空いている時間が一目で分かり、時間調整が楽にできる。さらにプライベートの予定は青字で書くことにして、ポコンたんの保育園の予定は1年間まとめて転記した。これで必要なときには希望休を確保できる。

週間カレンダーは、左ページに1週間分のカレンダー、右ページは普通の罫線だけのものを使っており、週の始まりに罫線部分にその週の作業タスクを書き出して、カレンダー部分にはその日に行わなくてはならないことを書いておく。

つまり月間スケジュールではタスクの締め切りを、週間スケジュールではタスクのための作業を行う日にちを管理することで、だいぶ業務の回し方が楽になってきたような印象。要するに締め切りだけを記入していると、業務が重なってきたときに作業時間を確保できず、漏れてしまうことになるのだ。

あとは、自分で設定できる締め切りについて、以前だと最短でできる日程を答えていたけれど、最近はその作業をいつできるかを考えて、余裕のある日程で答えるようになった。これはとてもとても大切な変化だ。ついでに想定した作業日の欄に書いてしまえば、一気にタスク管理が進む。

さらに最近出張が多いので週間スケジュールに交通費の清算に必要な経路をメモすることにしたら、月締めで請求するときに漏れがなくなり、めでたしめでたし。