昨日のエントリに書いた"人生と仕事の段取り術"（PHPビジネス新書,2010）や"6時に帰るチーム術"(日本能率協会マネジメントセンター,2008）にて、小室淑恵氏が推奨しているツールのひとつに朝メール・夜メールというのがある。
朝出勤時に当日のタイムスケジュールに沿った業務や優先事項を上司に対してメールで送り、上司はそれに対してコメントを付けて返信。夕方の退勤時に当日の朝メールに追記する形で、実際にかかった時間と行った業務、感想等を書いて、また上司に送る、というもの。
朝メールのポイントは、業務と時間見積もりをセットで考えること、優先順位について上司と本人が合意すること。夜メールのポイントは、時間見積もりと実際の時間の差を明確にし正確な時間感覚を身につけること、反省点よりよかったことを積極的に報告することや、誰にサポートしてもらったかを書くこと、また翌日のタスクを書くことなど。
確かにデスクワークの場合、誰がいつどんな業務を行っているかが非常に見えにくい。さっとやってくれればよい業務にものすごい労力と時間をかけて作業していたりすることは多々ある。そういう上司や周囲と本人の認識のズレをなくすためにも、このツールは非常に有効だと思う。
自分の職場でも有効なツールだとは思うけれど、現在は自分のチームをもっていないので、とりあえず昨日からは自分に対して朝メールと夜メールを送ることを開始している。これまでタスクの管理は行っていたけれど、時間とセットでは予定していなかったので、これはなかなかよい訓練になっている。これまで毎日のタスクを書き出していて、全部が当日に処理済になることは少なくて、大体当日でなくてもよい業務がいくつか残っていた。今回半日出勤しかしていない非常に限られた時間のなかで、タスクと時間見積もりを朝メールに書いていくと、どう考えてもはみ出る業務が生じるので、それは後日まわしにしたり、周囲に依頼するなどの調整を行える。そうすることにより、その日に行うべきタスクは着実に片付いていく。これは気持ちがよい(笑)
あと、これは小室氏も書かれていたことだけど、自分の業務実績である夜メールを週単位や月単位で集計することにより、自分の業務配分（どんな業務にどの程度の時間を割いているのか）が明確になる。これとOJTで作成している定常業務の配分とを比較すると、結構面白いかな。
いままでは手帳のバーティカル（日単位）に実績の時間を記載していたので、自分自身に送るならメールでなくても、例えば朝時点でのスケジュールは鉛筆で、退勤時の実績はペンで手帳に記載することでも同じ効果になるのかもしれないな、などと考えている。今年は手帳とノートを一気に変えてしまったので、再び試行錯誤の暗中模索状態に陥っている。
