＠MBP
先日”1月の終わり”にて書いたように、最近あらたにプロジェクトノートを作成しています。例年12月〜5月は繁忙期ですが、今年はさらに担当業務の範囲が広がっていることと、制度の動きが多々あり、白目をむきそうな業務量となっています。週次と日次のタスクの書き出しだけでは業務の全体像が把握できないのが明らかで、絶対にどこかで致命的なモレをしそうな危険性を感じ、プロジェクトノートを作成を開始しました（なお作成の項目については、とある講座？の内容を参考にしました）。
何のツールを用いようかと迷い、結局evernoteで作成したのを印刷してファイル綴り、職場に持参することにしました。これなら自宅やカフェでも更新できるし、クラウドを使用できない職場でも参照できます。
作成の方法は、evernoteに1プロジェクト1ノートで作成し、ノートタイトルにプロジェクト名、各プロジェクトごとに”概要（目的）”として、それが達成できたらそのプロジェクトは終結するような内容を文章でまとめています。次に”期間”として開始日と終了（予定）日。そしてメインの”タスク”としてその目的に至るまでにやるべき作業をチェックボックス付きでリストアップ。ここは割と自由に、例えば打ち合わせタスクなら確認したいアジェンダのメモ等もいれておきます。”ログ”は、ノート作成前にそのプロジェクトに関して実行したことがあれば記録を残してます。終了済みタスクをログに移動することは煩雑なのでしていません。最後が”参考資料”で、そのプロジェクトに関する参照資料があれば資料名をメモしてます。
運用としては、プロジェクト名の先頭には、自分がどの立場で担当しているのかを付しています。というのは、自分の業務領域が多方面にわたるので、どの領域にどの程度の業務時間を割り当てるのかの目安を自分で決めてバランスをはかっているので、その区分を一致する内容をプロジェクト名に加えています。あとタスクのうち、いつ行うかを予定しているものは（ ）付で日にちを書いて、終了したタスクにはチェックをいれた上で実施日を記載したり、その週に必須のタスクは★をつけたり、細々工夫してます。
運用して約2週間。最大の効用は、とにかくアタマが楽になったこと。GTDなどでよく言われる、自分のあたまで記憶しなくてよい解放感をあらためて感じることができました。毎朝始業時に日次タスクリストをセットするときに プロジェクトノートをめくり、当日にやることがあれば日次タスクリストに転記するだけで、もれなくスムーズに各事案は確実に進んで行きます。
予想外の効用は、1案件1ページなので、特に外部取引先との打ち合わせの際にそのページだけ開いておけること。打ち合わせタスクには要確認事項をメモしてあるので、それにそって打ち合わせを進めていかれて、確認した内容もそこに手書きで記録できます。これは地味に便利です。ちなみに先日 ある取引先の担当氏がチラッとみて驚いた表情をしてました。
こうやって1週間は紙ベースで使用して、週末に自宅でevernoteのノート自体に紙に手書きした内容を転記したり、新たに発生したタスクを追記して、 ノートを更新し、再度印刷して差し替えます。
長期案件をどうやって管理するかというのは、数年来の課題で、これまでRemembe the Milkを使ってみたり、Omni Focusを使ってみたり、手帳に手書きしたり、ガントチャートをつくりかけたり、色々色々試行錯誤してきましたが、現段階ではこの方法がよさそうなので、しばらく続けます。